こんにちは、KUTANECOです。

結婚式場をパレスホテル東京に決めて数日後、担当プランナーになる方から電話がありました。パレスホテル東京では、担当プランナーは式の5ヶ月前に決定します。

ご挨拶と、1回目の打ち合わせ内容や、それまでに確認しておくべき内容について一通りご説明いただきました。

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コンセプチュアルカウンセリング

第1回打ち合わせの前に、希望者は有料でコンセプチュアルカウンセリングというものを受けることができます。

何かというと、どうやら結婚式のコンセプトやテーマカラーなどについての相談ができるそうです。

私は、コンセプトとまではいきませんが、すでに「こんな感じにしたい」という、なんとなくのイメージはついていたので、コンセプチュアルカウンセリングは依頼しませんでした。

今後いろいろ決めていくうえで悩むこともあると思いますが、担当プランナーも相談にのってくれるので、大体のイメージが付いている方はムリに依頼する必要はないと思います。

もちろん、今後の各種決定事項には締め切りもあるので、決めるのが苦手な方やイメージが湧かない方などにとっては、とても参考になると思います。

第1回打ち合わせ

第1回打ち合わせの詳細は、下記の通りです。

日程：挙式の4ヶ月前頃
所要時間：３～４時間の打ち合わせ
持ち物：パレスホテル東京 専用の打ち合わせブック

当日の決定事項：
・カメラマンの決定
・フラワーショップの決定
・招待状の文面・デザインの決定
・映像関連の依頼有無

打ち合わせまでに確認しておくとスムーズな事柄：
・ゲストのリストアップ、マイライブラリーへの登録
・招待状の差出人名義
・司会者の希望

 

すでになかなかのボリューム…

まずは打ち合わせまでに確認しておくとスムーズな事柄から進めましょう。
今回の記事では、「ゲストのリストアップ」や「ゲストの配席」についてまとめてみます。

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ゲストのリストアップ

結婚式場を決める際に、大体のゲスト数を勘案したうえで披露宴会場を決めたと思いますが、ゲストをテーブルの席に配置していくと、意外と人数や配席に悩みます。

誰を呼ぶか名前だけを並べていくと、いくらでも名前を挙げることができるので、きちんと順序だててリストアップしていきましょう。

会場の収容人数を把握する

まずは披露宴会場のMAXの収容人数を確認します。

そのうえでMAXで置けるテーブル数を把握しておきましょう。そのテーブルに配席できる人数を超えないようにゲスト数を決めるのが大前提です。

我々はパレスホテル東京の「梅」の会場を利用しました。
「梅」の MAX 収容人数は70名。8人掛けのテーブルを MAX 8卓置けます。
また、両端に位置するテーブルであれば、10人掛けのテーブルが置けます（テーブルの大きさなどの関係で収容人数に誤差があるのだと思います）。

ゲストの人数は実際に配席して決める

それでは実際にゲストをテーブルに配席してみましょう。

手順は簡単です。

①紙に会場のレイアウト通りテーブルを描く。
②小さい付箋１枚ずつにゲストの名前を書く。
③①のテーブルに②の付箋で席を埋めていく。

付箋で貼ったり剥がしたりすることで、ゲストの配置換えなどを考えた時に簡単に移動させることができます。

例えば私作成の下図は、テーブル「1」と「3」の右側の席に4人配席してみた図です。

スーパー雑な図

黄色の付箋を新郎のゲスト、ピンクの付箋を新婦のゲストなどと色を分ければ、1テーブルに新郎と新婦のゲストを混ぜて配置しても見やすいです。

配席は、プランナーからも指示があると思いますが、両家の両親の席や乾杯の挨拶をしていただく方など、席が大体決まっている方から埋めていきましょう。

どうしても1テーブルに人数が収まらない

配席で難しいのは、友人の席決めではないでしょうか。

人数の多いグループをどこまで呼ぶか、小グループをいくつか組み合わせて1テーブルに収めたり…などなど、頭を悩ます事もあると思います。

まずは1テーブルに収めるグループの組み合わせを考えましょう。
人数の多いグループなら半分に分けて隣同士のテーブルに配置させるのもアリです。

それでもどうしても収まらない、という場合は、プランナーに10人掛けテーブルに変更できないか聞いてみましょう。

「会場の収容人数を把握する」でもお伝えしたとおり、パレスホテル東京では、8人掛けのテーブルだけでなく、10人掛けのテーブルもあるようです。

「梅」の会場のように、会場によっては10人掛けテーブルが配置できる場所が決まってしまいますが（「会場の収容人数を把握する」の図 参照）、うまくテーブルとゲストを配置して調整してみましょう。

ただ、大きいテーブルになればどうしても向かいのゲストが遠くなって話しずらくなったり、テーブルが大きい分、テーブルに飾る装花のサイズによってはこじんまりして見えてしまう可能性があるので、その点は注意しましょう。

1テーブルの人数に余裕ができてしまう

逆に、8人に満たないテーブルも出てくるかもしれません。
私の場合、親戚を配置するテーブルはほとんどそうなってしまいました。

その場合は、高砂が見えやすい位置に配席するとイイと思います。

下図はテーブル「5」に5名、テーブル「7」に4名配置した図です。

後ろの方のこの位置であれば、高砂やスクリーンを使用した映像関係が見えやすいです（あえて逆に配席する必要性はないと思うので、当たり前といえば当たり前ですが）。

こういった配席は、小さい会場ほど好都合だと思います。
ゲストの椅子が無い分、新郎新婦が移動する際に歩きやすいですし、ゲストにとっても、そのテーブルの前のテーブル（上図で言うと「1」と「3」）の後方に座るゲストは、後ろの人を気にすることなく椅子を引けます。

また、ゲストが座っていない分テーブルに置く装飾を増やすこともできます。
ちょっとした大きさのモノなら、装花の横にさりげなく追加して置けると思うので、プランナーに相談しましょう。

この配席において気になるのは、隣り合うテーブルが全席埋まっていて、ひとつのテーブルだけ4人とかだと、若干浮いてしまうかもしれませんね。ゲストにとっても寂しく思えてしまうかもしれませんので、そこは両親やプランナーとも相談しましょう。

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まとめ

以上、私がゲストをリストアップしたり、配席した際に実際に試した方法を挙げてみました。

人によって悩むパターンはいろいろあったり、それを解決する方法もたくさんあると思うので、基本的にはプランナーに相談するのがベストだと思います。

プランナーは何度も結婚式を見てきていますし、新郎新婦だけでなくその家族のことや会場のこと、すべてを考慮したうえで解決策を見つけてくれます。

何か事情がある場合はしっかり伝えることで、それも踏まえて最適な結婚式を作りあげてくれるはずです。

私の実践方法も参考にしていただければ幸いですが、プランナーに相談することもひとつの方法として考えてみてください。